El manejo adecuado de viáticos es fundamental para las empresas en Guatemala, asegurando el cumplimiento con el Decreto 10-2012 del ISR. A continuación, te ofrecemos una guía optimizada para SEO sobre cómo registrar y contabilizar viáticos, incluyendo viajes y servicios como Uber.
¿Qué son los Viáticos?
Los viáticos son asignaciones otorgadas a empleados para cubrir gastos de transporte, alimentación y hospedaje durante viajes laborales. Estos deben estar directamente relacionados con actividades necesarias para obtener ingresos gravados.
Requisitos para la Deducibilidad de Viáticos
Según el artículo 21 del Decreto 10-2012 y sus reformas, los viáticos deducibles deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Documentación Comprobatoria:
- Dentro del país: Facturas emitidas según la legislación nacional.
- Fuera del país: Documentación que incluya boletos de transporte, comprobantes de alojamiento y alimentación, y copia de la hoja del pasaporte que acredite el movimiento migratorio.
- Servicios como Uber: Facturas electrónicas detallando el origen y destino del viaje, y la justificación del mismo.
- Justificación del Gasto:
- Debe demostrarse que el gasto es indispensable para obtener ingresos gravados. Esto incluye la participación en capacitaciones, cierre de negociaciones, reuniones administrativas, entre otros.
- Límite de Deducción:
- El monto total de viáticos deducibles no debe exceder el 3% de la renta bruta de la empresa.
Procedimientos para Registrar y Contabilizar Viáticos
- Políticas Internas:
- Establece políticas claras para la asignación y liquidación de viáticos. Esto incluye la aprobación previa de los gastos y la necesidad de presentar comprobantes válidos.
- Registro Contable:
- Los viáticos deben registrarse en las cuentas contables correspondientes, diferenciando entre gastos nacionales e internacionales.
- Liquidación de Viáticos:
- Los empleados deben presentar un informe detallado de los gastos incurridos, acompañado de los comprobantes necesarios, incluyendo los viajes en Uber, comidas en restaurantes, boletos de ingreso a conferencias y capacitaciones.
Consejos Prácticos
- Mantén un Control Estricto:
- Utiliza herramientas tecnológicas para registrar y gestionar los viáticos. Esto ayuda a mantener un control adecuado y facilita la auditoría.
- Capacita a tu Personal:
- Asegúrate de que tus empleados entiendan las políticas de viáticos y la importancia de presentar documentación adecuada.
- Revisa Periódicamente:
- Realiza auditorías internas periódicas para asegurar que los procedimientos se sigan correctamente y que la documentación esté en orden.
Conclusión
El manejo adecuado de los viáticos no solo es esencial para cumplir con las normativas fiscales, sino también para optimizar los recursos de la empresa. En GLL Consulting, ofrecemos servicios de asesoría y contabilidad para ayudarte a gestionar correctamente tus viáticos y otros aspectos financieros de tu negocio.